Jest multum sal konferencyjnych do podnajęcia. Organizatorzy nie powinni skupiać uwagi tylko na umiejscowieniu. Także istotne są elementy dodatkowe powiązane z formą zgromadzenia szkoleniowego, edukacyjnego czy też biznesowego. Oglądając sale konferencyjne w pierwszej kolejności patrzy się na jej położenie. To podstawowy komponent logistyczny.