Wiele razy mieliśmy okazję słyszeć o konferencjach, które zostały zorganizowane w różnych miejscach. Osoby, które zajmują się organizacją konferencji oraz ludzie, którzy w konferencjach uczestniczą mają świadomość tego jak to wszystko powinno wyglądać. Z tego powodu tak ważne jest by w mieście, w którym ma odbywać się konferencja wyszukać odpowiednią, co do warunków salę na takie zgromadzenie. Jeżeli chodzi o sale konferencyjne Kraków na pewno będzie miłym zaskoczeniem pod tym względem. Bo w stolicy Małopolski jest wiele różnego rodzaju sal stworzonych pod konferencję.
Po pierwsze sale konferencyjne w Krakowie mają różne wielkości, każda jest we właściwy sposób wyposażona i są porozmieszczane na terenie całego miasta. Tak, więc przy wyborze sali konferencyjnej dużo zależy do typu konferencji i od ilości osób, które będą na taką konferencję zaproszone. Jeśli jest to konferencja trwająca jeden dzień, to organizatorzy powinni zadbać jedynie o świetną lokalizację sali na konferencję, ale jeżeli wychodzi na to, że to konferencja trwająca więcej aniżeli jeden dzień, to sama sala konferencyjna to nie wszystko.
Powinniśmy pomyśleć o posiłkach, miejscach do spania, a wtedy zamiast sali konferencyjnej należy poszukać w Krakowie albo pod tą miejscowością właściwego ośrodka konferencyjnego. Co istotne należy to ogarnąć z pewnym wyprzedzeniem, bo Kraków to miasto, gdzie stale się coś dzieje, więc z datami wynajęcia sal czy ośrodków konferencyjnych nie w każdym momencie będzie łatwo. Ośrodki konferencyjne w Polsce ( najlepsze z nich). W naszym kraju we wszystkich większych miastach jest kilka sal konferencyjnych, które da się wynająć i są również ośrodki konferencyjne, które świetnie sprawdzają się, gdy konferencja ma potrwać więcej aniżeli jeden dzień.
Tego rodzaju zjazdy konferencyjne muszą zostać przemyślane w każdym detalu, ale dzięki temu, że istnieją ośrodki konferencyjne spora część całego wymyślania nam odpada. Trzeba tylko zająć się tylko rezerwacją terminu w wybranym ośrodku, posprawdzaniem czy wszystko w nim faktycznie prezentuje się tak jak trzeba, czy sale konferencyjne są odpowiedniej wielkości i czy są dobrze wyposażone. Poza tym musimy upewnić się na ile osób przewidziane są noclegi i jak prezentuje się oferta związana z jedzeniem. Później będziemy musieli tylko porozsyłać zaproszenia wszystkim prelegentom i słuchaczom i spróbować zrobić wszystko by klimat całej konferencji był w porządku.