Jeżeli w jakiejś firmie zapadnie decyzja o organizacji konferencji, to parę osób może mieć sporo zajęć w okresie przygotowań. Szczególnie jeżeli do tej pory nic takiego nie robili, bo organizacja tego typu wydarzenia to przeważnie mnóstwo spraw do przypilnowania. Najbardziej istotną z nich jest znalezienie miejsca, w którym konferencja zostanie zorganizowana. Jeśli w siedzibie firmy znajdzie się odpowiednia sala, na której da się to wszystko zorganizować, to zapewne się z niej skorzysta, ograniczając sporo kosztów.